Referat

af konstituerende bestyrelsesmøde

Den 28. april 2025

_______________________________________________________________________________________________

 

Til stede på mødet:

Lars Koldbæk

Mai Britt Borremose

Mette Trige

Mie Grøn Nørgaard

 

Øvrige bestyrelsesmedlemmer havde forud for mødet tilkendegivet deres indstilling til både konstitueringen og til godkendelse af referatet fra generalforsamlingen.

 

 

Punkt 1. Konstituering

Den nye bestyrelse (valgt på generalforsamlingen den 24. april 2025) konstituerer sig som følger:

• Lars Koldbæk Formand (valgt som formand på generalforsamlingen)
• Christin Clausen Næstformand
• Mai Britt Borremose Kasserer
• Mette Trige Sekretær
• Malene Thyssen Medlem

 

Punkt 2. Godkendelse af referatet fra generalforsamlingen

Lars havde på forhånd udsendt et udkast til referat. Dette blev godkendt.

 

 

Punkt 3. Evt.

Mai Britt skal som kasserer have adgang til Vestenvindens Gmail (vestenvindenribe@gmail.com).

Mai Britt snakker med Anne Cecilie om, hvorvidt hun kan hjælpe med denne adgang.

 

Mie har fået et (nyt) tilbud fra låsesmeden i forhold til udskiftning af alle hoveddørslåse + postkasselåse. Mie sørger for, at dette arbejde sættes i gang nu.

De, der også ønsker en lås i terrassedøren, kan få det for egen regning. Det enkelte hus skal give Mie besked om dette snarest. På fællesmødet den 7. maj informeres der herom. 

 

Mai Britt skriver ud om fællesmødet den 7. maj, og hænger en dagsorden op på tavlen i fælleshuset. 

 

 

 

Referent: Mette, 2025.04.29

Referat

af bestyrelsesmødet i VestenVinden

Den 12. aug. 2025

______________________________________________________________________________________

 

Til stede: Lars, Christin, Mai Britt, Malene, Mette T, Mie (suppleant)

Afbud fra: –

 

Gæster under punkt 4: Sven, Anna, Asger (vedligeholdelsesudvalget)

______________________________________________________________________________________

 

Punkt 1: Mårsikring – status og opfølgning

Lars har pt. fået mundtlig garanti fra Jens (AZ) på, at arbejdet er i orden. Vi skal have en skriftlig garanti. Vores indstilling er, at vi skal have en garanti på 10 år, hvor A-Z – uden beregning – vil tackle evt. mårudfordringer i vores huse.

 

Lars har bedt om en udspecificeret regning på AZ’s arbejde.

 

Jens (AZ) vil komme og besigtige arbejdet. Vi aftaler senere, hvem der skal deltage i denne bestigelse (gerne flere personer).

 

 

Punkt 2: Gennemsigtighed – kiggeadgang til vores konto; hvem skal evt. have det?

God idé, at vi løbende kan følge med i beholdningen på vores konti.

 

Vi ser flere muligheder:

• Kiggeadgang til vores konti i banken
• Opgørelser fra Aunbøl hvert kvartal
• Eget regneark ud fra de regninger, vi betaler

 

Vi aftaler at gå med opgørelser fra Aunbøl. Lars arbejder videre med dette.

 

 

Punkt 3: Fællesmødet den 19. aug. 2025

Vi drøfter punkterne til fællesmødet den 19. aug.

 

Mai Britt vil udarbejde dagsordenen og udsende den til alle + hænge den op i fælleshuset, så andre også kan skrive punkter på.

 

 

Punkt 4: Vedligeholdelse – kommunikation og koordinering med udvalget

Vedligeholdelsesudvalget har bedt om en fælles drøftelse med bestyrelsen ud fra 4 spørgsmål, som tidligere er sendt til Lars og Mai Britt (formand og kasserer). Bestyrelsen ser frem til denne fælles drøftelser, hvor vi kan forventningsafstemme.

 

De 4 spørgsmål fra vedligeholdelsesudvalget og mødets aftaler: 

 

 

A: Vi vil have adgang til, eller på månedsbasis få et kontoudtog på den eller de kontier, der vedr. vores budget

Se også punkt 2.

 

Vi aftaler, at vedligeholdelsesudvalget skal have adgang til de kvartalsvise opgørelser fra Aunbøl – i forhold til de områder, som vedligeholdelsesudvalget er ansvarlige for.

 

Vi aftaler også, at vedligeholdelsesudvalgets opgave er at effektuere vedligeholdelsesplanen (se husbogen) – dvs. sørge for, at det arbejde, vi har prioriteret på generalforsamlingen, bliver igangsat og udført.

 

Såfremt økonomien til dette arbejde overstiger det i budgettet afsatte beløb, eller hvis andre projekter bliver nødvendige, så tager vedligeholdelsesudvalget kontakt til bestyrelsen. Bestyrelsen vil så vurdere, om arbejdet / beløbets størrelse er

• Et mindre beløb, så arbejdet bare kan sættes i gang
• Et mellemstort beløb, så vi skal drøfte det på et fællesmøde
• Et større beløb, som kræver at bestyrelsen tager stilling hertil og evt. indkalder til ekstraordinær generalforsamling (se vores vedtægter).

 

Vi aftaler også, at vedligeholdelsesudvalget bør gå vedligeholdelsesplanen kritisk igennem og komme med forslag til ny / justeret vedligeholdelsesplan. Forslaget skal behandles på vores ”budgetgeneralforsamling”. 

 

Der er på mødet tvivl om beløbene i vedligeholdelsesplanen sammenlignet med vores vedtagne budget. Mie og vedligeholdelsesudvalget (evt. udelukkende Sven) vil sætte sig sammen og afklare dette.

 

Vedligeholdelsesudvalget ønsker husbogens beskrivelse af udvalgets opgave justeret. Vi aftaler, at vedligeholdelsesudvalget kommer med et forslag hertil, som skal aftales på fællesmødet.

 

 

B: Vi indstiller at en regning fra AZ ikke betales, førend der foreligger sikkerhed for at det udførte arbejde er dokumenteret, herunder også at der ligger datablade der underbygger effekten ift. mårsikring. Vi foreslår at Jens fra AZ kommer og viser os hvad der er lavet.

Se også punkt 1.

 

Bestyrelsens håndtering af ”mårsagen” ligger i tråd med det, vedligeholdelsesudvalget foreslår *

 

 

C: Vi vil gerne vide om der er tegnet forsikringer og i givet fald hvilke vi har, som vedrører gruppens ansvarsområder, således at vi også med baggrund i disse, kan træffe de rigtigste beslutninger.

God idé med fælles overblik!

 

Vi aftaler, at overblik over forsikringer og serviceaftaler kommer til at ligge på hjemmesiden (under login), så vi alle kan tilgå det.

 

 

D: Vi vil gerne have tilsendt den mailkorrespondance der vedr. mårsikringen med AZ.

Vi aftaler, at kontrakter med håndværkere og relevante aftaler mv. i mails kommer til at ligge på hjemmesiden (under login).

 

Slut på dagens møde.

 

* Bemærkning til referatet fra T-V-udvalget:

T-V-udvalget har tidligere indstillet, at AZ via datablade skal dokumentere, at de anvendte materialer er velegnede til mårsikring.

T-V-udvalget mener ikke en garanti har nogen reel værdi (i AZ’s forretningsbetingelser står der meget tydeligt, at de ikke dækker efterfølgende opståede angreb).